SELFSCRUM

Ein Lern-, Organisations- und Betriebssystem für alternative Schulen

Digitale Konzept-Workshops gestalten

2020-07-12 Organisation

Wir erfinden und erproben viele unserer Konzepte nicht im luftleeren Raum, sondern im Zusammenhang mit der Entwicklung der Freien Schule Ostfriesland. Da wir demnächst die Erweiterung der Schule für den Oberschulbetrieb ansteht, gibt es viel neu zu durchdenken und zu organisieren. Zudem stehen durch Fluktuation der aktivien Mitglieder auch einige “Onboarding-Aktivitäten” an, d.h. Wissensträger verschwinden und neue kommen dazu.

Aus diesem Grund haben wir an diesem Wochenende einen ganztägigen Kickoff-Termin mit dem Konzeptteam für das Projekt gestaltet, das uns die Umsetzung unserer Oberschulvision in handfeste Arbeitsvorlagen und -leitlinien ermöglichen soll.

Übersicht über das Planungsprojekt

Wir wollen ein Schulkonzept entwickeln! Und das in kürzester Zeit - eine anspruchsvolle Aktion. Zum Glück haben wir Erfahrung mit der Planung, Entwicklung und Umsetzung von Schulkonzepten und wir haben ein motiviertes Team aus Lernbegleitern, Eltern und anderen Experten.

Das Planungsprojekt ist selbstbezüglich - alles, was wir von unseren Schülern wollen, machen wir auch selbst. Alles was wir für sie vorsehen, probieren wir selber aus. Und alles, was wir gelernt haben, können wir guten Gewissens als gelernte Praxis vermitteln und müssen keine Lehrbuchkonzepte einbleuen.

Analoges

Überlegungen

Unser Workshop soll kein Bildschirm-Marathon werden. Wir fangen schon weit vor dem Termin an, ihn vorzubereiten und haben den Teilnehmern ein paar Dinge zuschicken, damit sie sie “begreifen” können. Nicht umsonst ist dieses Wort mit den Händen verbunden :)

Das wichtigste Element ist unsere “Guide Map”, die mehrere Ziele verfolgt

  • wir wollen den Teilnehmern vorab die digitale Struktur des Workshops vermitteln,
  • wir wollen damit ein Visual schaffen, anhand dessen sie isch später im Workshop orientieren können,
  • wir wollen schon vorab über die Projektregeln informieren,
  • wir wollen Teilnehmern ermöglichen, sich vorab über Hintergründe des Workshops zu informieren, so dass man nicht bei Null anfangen muss,
  • wir wollen eine positive Arbeitsstimmung durch motivierte Teilhnehmer.

GuidingMap

Assets

Unser Guidance Pack enthält dazu

  • Memoryspiel zu den Workshop-Themen
  • Vorbereitungsplan, siehe Bild.
  • Gitbook Guide
  • Videokonferenz-Karten
  • Snacks und ein alkoholfreier Piccolo zur Workshop-Verpflegung

Digitales

Überlegungen

In Corona-Zeiten ist Remote-Arbeit immer dabei. Das bedeutet Digitalisierung der gesamten “Wertschöpfungskette”. Lücken in dieser Kette führen potenziell zum Abbruch der Kommunikation und können daher nicht akzeptiert werden.

Das ist für manche Beteiligte ein großer Schritt, oft gehört eine Menge Mut dazu, etwas auszuprobieren oder die Teilnehmer sind so mit dem Kennenlernen der Tools beschäftigt, dass die Inhalte zu stark in den Hintergrund treten. Online-Change-Workshops haben damit ihre eigenen Herausforderungen. Es reicht nicht, einfach eine Zoom Konferenz einzuberufen, alle einzuladen und zu hoffen, dass der Change stattfindet.

Die digitale Kommunikation bei uns orientiert sich an physischen Workshop-Layouts, indem eine Konferenz-Location hergestellt wird, die mit den Erfahrungen der Teilnehmer korrespondiert. Weniger ist mehr, so nutzen wir vor allem eine 2D-Video-Konferenzlösung und Whiteboard-Software. Ein Redaktionssystem steht zur Verfügung, falls bereits veröffentlichungsfähige Resultate entstehen.

Die Vorbereitung und Überprüfung der Zugänge und Applikationen erfolgt nicht am Workshop-Tag, sondern einige Tage vorab. Dies gibt uns Gelegenheit zum Betatest, kann erste Startschwierigkeiten beseitigen und -als “Generalprobe” verstanden- Teilnehmern mehr Mut machen, etwas zu probieren, als es später in der “echten” Aufführung das erste Mal zu versuchen.

Wir haben bei unserer ersten Schulgründung erlebt, dass Schritte in moderne Arbeitsweisen machbar sind und dass am Ende alle froh waren, sie gegangen zu sein.

Lobby

Unsere digitalen Objekte

  • Google-Umfrage vorab zur Einstimmung, zur Abfrage der Vorstellungstexte und zur Technik-Prüfung
  • Yotribe: Workshop-Raum (Backup: Zoom Konferenzraum mit Breakout Räumen)
  • Mural: Lobby (siehe Abbildung)
  • Mural: Wall of Fame zur Teilnehmer-Vorstellung (Seite mit den abgefrageten Selbstportraits)
  • Mural: Storyboard (Kanban)
  • Mural: Projektmodell-Übersicht
  • Mural: Tischeraum (Verteilung der Teams)
  • Mural: Tische 1-5 (Leere Whiteboards)
  • Gitbook: Die Redaktion
  • Powerpoint: Einführungs- und Definitionspräsentationen

Powerpoint

Offenheit

Dieses Projekt ist öffentlich. Das heißt nicht, dass die Welt auf unsere nächste Ergebnisseite wartet, aber es heißt, dass unser Prozess und seine Ergebnisse nachvollziehbar und durch Dritte nutzbar sind.

Das wollen wir, weil wir beste Erfahrungen mit Open Source gemacht haben und in diesem Planungsprojekt davon auch erheblich profitieren.

Alle Artefakte des Planungsprojekts sind durch CC-BY 4.0 geschützt. Was das heißt, kann man unter LICENSE INFORMATION nachlesen.

Das Projektbuch (d.h. die Read-Only Sicht der Redaktion) zeigt immer den aktuellen Arbeitsstand, der nach dem Kickoff natürlich noch sehr lückenhaft ist.

Ablauf

Forschungsfragen

Der erste Teil des Workshops lief sehr rund. Alle Teilnehmer haben sich dank der Vorbereitungen schnell in der Struktur zurechtgefunden und konnten im Aufgabenteil selber schon Input liefern. Auch wenn dass wir kurzfristig auf unsere Video Backup-Lösung mit zoom umgestellt haben, war da kein größerer Aufreger mehr. Yotribe ließ sich leider nicht einsetzen, da bei schlechten Internetverbindungen der Teilnehmer die Video- und vor allem die Tonqualität viel stärker abfiel als bei zoom.

Der Nachmittag führte dann wie wir es aus anderen Konzept-Workshops kennen, zum Zusammenbruch der Agenda. Wir mussten erst eine Weile diskutieren, bis wir Moderatoren feststellten, dass die Teilnehmer die inhaltliche Vorbereitung doch nicht so ganz ernst genommen hatten und das bereitgestellte Material bestenfalls überflogen hatten. Wir sind dann schnell wieder zusammengekommen und konnten mit Mural die geplanten Strukturen noch einmal neu im Schnelldurchgang nachvollziehen, so dass nun der Kontext hergestellt war. Der Abschluss des Workshops war dann ganz harmonisch und wir werden in der Folgewoche weiter an den Strukturen und Aufgaben arbeiten.

Fazit

Die Tools haben im Wesentlichen getan was sie sollten, mit der oben beschriebenen Ausnahme von yotribe, die ich aber ehr dem Betastatus des Service zuordne und wo es bestimmt noch besser wird. Was nicht gut funktioniert, sind die Freestyle-Kanban Boards in Mural, wenn mehrere Teilnehmer damit arbeiten. Da hilft dann ein Trello, Jira, oder ein integriertes Kanban Tool sicher besser und stabiler.

Um die Frage aus dem Titel zu beantworten - insgesamt hat sich der Aufwand gelohnt. Unsere Vorbereitungen haben den Teilnehmern zu einem positiven Einstieg in den Workshop verholfen. Weniger vorbereiten würden wir künftig inhaltlich, anscheinend ist die Motivation oder die Vorbereitungsaufforderung nur schwer zu vermitteln, ohne alle immer wieder mit mails zum Mitmachen aufzufordern - das war bei der Umfrage teils schon nur mit mehrfachem Nachhaken möglich. Wahrscheinlich hilft hier, schon im Vorfeld eine synchrone Kommunikation mit einem Chat-Tool aufzubauen, so dass die Teilnehmer direkt angesprochen werden können.

Insgesamt also 👍